Henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Renterin Oy
Kutojantie 6–8, 02630 Espoo
Puh. 040 9222 751
info@renter.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Lakimies Liisa Salmela
Kutojantie 6–8, 02630 Espoo
Puh. 040 9222 860
tietosuoja@ta.fi
3. Rekisterin nimi
Renterin Oy:n asiakkaiden tai asiakkaiden yhteyshenkilöiden yhteystietorekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Renterin Oy:n ja sen sopimuskumppaneiden välisten sopimusten toteuttamiseksi ja liiketoimintasuhteiden edellyttämien tehtävien hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu Renterin Oy:n ja sen asiakkaan välillä solmitun sopimuksen täytäntöönpanemiseen taikka Renterin Oy:n oikeutettuun etuun ja Renterin Oy:n sopimuskumppanin sopimusvelvoitteista Renterin Oy:ta kohtaan huolehtivien työntekijöiden antamiin suostumuksiin.
Renterin Oy:n oikeutettu etu liittyy sen liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten Renterin Oy:n liiketoimintasuhteiden edellyttämien asioiden hoitamiseen. Renterin Oy:n oikeutettu etu voi liittyä myös riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen.
Jäljempänä termillä ”rekisteröity” tarkoitetaan Renterin Oy:n sopimuskumppania taikka sen sopimuskumppanin työntekijää, joka hoitaa Renterin Oy:n ja sen sopimuskumppanin välisestä sopimuksesta johtuvia asioita.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää listaa henkilöistä, joiden kanssa Renterin Oy asioi liiketoimintasuhteiden edellyttämien tehtävien hoitamiseksi
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää Renterin Oy:n sopimuskumppaneiden henkilökuntaan kuuluvista henkilöistä seuraavia tietoja:
Perustiedot
Sopimuskumppanin edustajan koko nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Muut tiedot
Jos Renterin Oy:n asiakas on muu kuin yritysasiakas, asiakkaan yksilöimiseksi voidaan kerätä asiakkaan osoite ja syntymäaika
7. Mistä henkilötiedot kerätään
Tietolähde on rekisteröity, jonka kanssa Renterin Oy asioi. Tiedot saadaan rekisteröidyltä
8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Renterin Oy ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.
Tietoja ei siirretä Renterin Oy:n ulkopuolelle lukuun ottamatta niitä tahoja, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
9. Henkilötietojen säilytysajat
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään yhden vuoden ajan siitä, kun Renterin Oy:n ja sen sopimuskumppanin välinen sopimus on päättynyt.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Renterin Oy noudattaa henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
Renterin Oy säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Renterin Oy:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö Renterin Oy hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Renterin Oy on tallentanut hänestä. Renterin Oy voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Renterin Oy:n tai Renterin Oy:n yhteistyökumppaneiden liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.
Tarkastusoikeus pyritään toteuttamaan viipymättä, mutta se toteutetaan viimeistään yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, Renterin Oy voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tällöinkin tarkastusoikeus toteutetaan kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos rekisteröidyn tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos rekisteröity esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, Renterin Oy voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Renterin Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun Renterin Oy saa oikean henkilötiedon rekisteröidyltä, rekisteröidyn työnantajana toimivalta huoltoyhtiöltä tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oltava yhteydessä ensisijaisesti työnantajaansa, ja mikäli tämä ei ole mahdollista, rekisterinpitäjään, ja pyydettävä rekisterissä olevan rekisterin tarkoituksen vastaisen, virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Renterin Oy:n on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
- Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä.
- Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu Renterin Oy:n ja rekisteröidyn työnantajan väliseen sopimukseen ja liittyy siihen, että rekisteröity hoitaa työnantajansa sopimusvelvoitteita Renterin Oy:ta kohtaan.
Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Renterin Oy:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Renterin Oy:n on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Renterin Oy voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista.
- Renterin Oy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö Renterin Oy:n oikeutetut perusteet asiakkaan perusteet, on kesken.
Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.
Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröidyn työnantaja on toimittanut rekisteröityä koskevia henkilötietoja tai rekisteröity on itse toimittanut niitä Renterin Oy:lle, ja näitä tietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Renterin Oy:n ja rekisteröidyn työnantajana toimivan sopimuskumppanin välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan Renterin Oy:lta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että Renterin Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki ja verkkosivujen osoite www.tietosuoja.fi.
12. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksiensa käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Renterin Oy:n tietosuojayhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen Renterin Oy/Tietosuoja, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Renterin Oy:n toimipisteissä.
Sen varmistamiseksi, että rekisteröidyn henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, voi Renterin Oy pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
Päivitetty 16.6.2023
